Fattura Elettronica: la guida completa (2026)
La fattura elettronica non è un PDF inviato via email. È un file XML strutturato, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. In questa guida trovi tutto: cos'è, chi è obbligato, come funziona il flusso, quale software scegliere e come conservarla a norma.
Guide correlate: Come emettere fattura • Codice destinatario SDI • Bollo virtuale • Nota di credito
Fattura elettronica: tutto in una guida
Scorri rapido: definizione, obblighi, flusso SDI, formato XML, software, tipi documento, conservazione, checklist e FAQ.
6-9) Tipi, conservazione, checklist, FAQ
Tabella codici, conservazione 10 anni e domande frequenti.
Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML (eXtensible Markup Language), generato da un software, firmato digitalmente e trasmesso al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Non è un PDF, non è un'email con un allegato, non è una scansione di un foglio di carta.
Perché esiste
Prima della fattura elettronica, ogni impresa e professionista emetteva fatture in formato libero: Word, Excel, PDF, persino carta scritta a mano. L'Agenzia delle Entrate non aveva visibilità in tempo reale sulle transazioni. L'introduzione dell'obbligo (1 gennaio 2019 per la maggior parte dei soggetti) ha cambiato tutto.
Oggi ogni fattura passa per un sistema centralizzato. Il Fisco vede tutto in tempo reale. Questo ha ridotto drasticamente l'evasione IVA e ha semplificato i controlli. Per te, significa che devi usare un software che generi file XML conformi e li invii tramite SDI. Non puoi aggirare il sistema.
Errore #1 da evitare
Pensare che inviare un PDF via email equivalga a una fattura elettronica. Il PDF non ha valore fiscale: è solo una "copia di cortesia" leggibile. La fattura vera è il file XML che transita per SDI.
In sintesi
- Formato: XML strutturato (FatturaPA)
- Canale di trasmissione: Sistema di Interscambio (SDI)
- Gestore: Agenzia delle Entrate
- Obbligo: per tutti i soggetti con Partita IVA
- NON è: un PDF, un'email, una scansione
Cosa ti serve per iniziare
- Un software di fatturazione (gratuito o commerciale)
- Il codice destinatario o la PEC del tuo cliente
- I tuoi dati fiscali configurati nel software
Chi è obbligato alla fattura elettronica
La risposta breve: praticamente tutti i soggetti con Partita IVA residenti o stabiliti in Italia. Dal 1 gennaio 2024, anche i forfettari sono inclusi senza eccezioni di fatturato.
Obbligo per categoria
| Soggetto | Obbligato? | Note |
|---|---|---|
| Imprese e professionisti (regime ordinario) | Si, dal 2019 | Obbligo pieno senza eccezioni |
| Forfettari (qualsiasi fatturato) | Si, dal 2024 | Prima esenzione sotto 25.000 euro, ora tutti |
| Associazioni sportive dilettantistiche | Si, dal 2024 | Sotto i 65.000 euro di proventi commerciali, obbligo dal 2024 |
| Operatori sanitari (verso privati) | No (eccezione) | Divieto per tutela dati sanitari. Fatture verso PA e B2B: si |
| Soggetti non residenti | No | Chi riceve deve gestire l'esterometro / autofattura |
Se sei un forfettario e pensi di essere esente: non lo sei. L'obbligo è totale dal 2024. Se hai dubbi sulla tua categoria, contattaci e verifichiamo insieme.
Forfettari: cosa è cambiato
Fino al 30 giugno 2022 i forfettari erano completamente esonerati. Dal 1 luglio 2022 l'obbligo è scattato per chi superava i 25.000 euro di ricavi. Dal 1 gennaio 2024, l'obbligo è stato esteso a tutti i forfettari senza alcuna soglia.
In pratica: se hai una Partita IVA in regime forfettario, devi emettere fatture elettroniche via SDI. Non ci sono deroghe. Se non lo stai ancora facendo, sei in ritardo e rischi sanzioni.
Sei un forfettario e non sai da dove iniziare?
Leggi la guida dedicata: configurazione software, codice destinatario, primo invio in 15 minuti.
Guida software forfettarioCome funziona il flusso SDI (passo per passo)
Il Sistema di Interscambio è il "postino digitale" che smista tutte le fatture elettroniche italiane. Ecco il percorso completo della tua fattura, dall'emissione alla consegna.
I 6 step del flusso
Inserisci i dati nel software: cliente, importi, IVA, descrizione. Il software genera il file XML.
Il file viene trasmesso al Sistema di Interscambio tramite canale accreditato (web service, SFTP, PEC o portale ADE).
Verifica: formato corretto, Partita IVA esistente, coerenza dei dati, codice destinatario valido. Se qualcosa non torna, scarta la fattura.
Se i controlli passano, SDI recapita la fattura al destinatario tramite il suo codice SDI o la PEC registrata.
SDI ti invia una notifica di esito. RC = consegna ok. MC = mancata consegna (fattura depositata nel cassetto fiscale). NS = scarto (errore da correggere).
La fattura viene conservata a norma per 10 anni. Puoi usare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o un servizio del tuo software.
Le notifiche SDI
Ogni fattura inviata genera una notifica di ritorno. Impara a leggerle: ti evita panico inutile.
| Codice | Significato |
|---|---|
| RC | Ricevuta di consegna: tutto ok, il destinatario ha ricevuto la fattura |
| MC | Mancata consegna: SDI non è riuscito a recapitare. La fattura finisce nel cassetto fiscale del destinatario. La fattura è comunque valida. |
| NS | Notifica di scarto: la fattura ha un errore e non è stata accettata. Hai 5 giorni per correggerla e reinviarla. |
| NE | Notifica esito committente: il destinatario PA ha accettato o rifiutato la fattura. |
| DT | Decorrenza termini: la PA non ha risposto entro 15 giorni, la fattura si considera accettata. |
La notifica piu temuta è la NS (scarto). Se la ricevi, niente panico: correggi l'errore segnalato, mantieni lo stesso numero e data, e reinvia entro 5 giorni.
Il formato XML della fattura elettronica
Non devi scrivere XML a mano. Il software lo genera per te. Ma capire la struttura ti aiuta a risolvere gli errori quando SDI scarta la fattura.
Struttura del file FatturaPA
Il file XML della fattura elettronica si chiama formalmente "FatturaPA" (anche per le fatture B2B). Ecco le sezioni principali:
- FatturaElettronicaHeader – Contiene i dati del trasmittente, del cedente/prestatore (chi emette) e del cessionario/committente (chi riceve). Qui trovi Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, regime fiscale, codice destinatario.
- FatturaElettronicaBody – Il cuore della fattura. Include:
- DatiGenerali: numero fattura, data, tipo documento (TD01, TD04, ecc.), divisa, causale
- DatiBeniServizi: le singole righe con descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA, natura (se esente/non imponibile)
- DatiPagamento: modalità di pagamento, IBAN, scadenza
- Allegati – Puoi allegare al file XML documenti aggiuntivi (ad esempio, il PDF di cortesia). Non sono obbligatori.
Errori XML piu comuni
- Partita IVA errata o cessata: SDI verifica in tempo reale. Se il numero non esiste, scarto immediato.
- Codice destinatario sbagliato: la fattura non viene recapitata (MC). Verifica sempre il codice con il cliente.
- Tipo documento errato: usare TD01 (fattura) quando serve TD04 (nota di credito) causa scarto o problemi contabili.
- Natura IVA incoerente: se indichi aliquota 0% devi specificare la natura (N1, N2, N3, ecc.). Altrimenti: scarto.
- Numerazione duplicata: stessa combinazione numero + data + cedente + cessionario = scarto.
Il software gestisce la maggior parte di questi campi in automatico. Ma se ricevi uno scarto, sapere dove guardare nel file XML ti fa risparmiare tempo. Approfondisci: Guida codice destinatario SDI.
Software di fatturazione elettronica
Hai due opzioni principali: il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate oppure un software commerciale. Ecco pro, contro e cosa cercare.
Portale gratuito ADE (Fatture e Corrispettivi)
Costo: 0 euro. Sempre.
Pro
- Completamente gratuito, senza limiti di fatture
- Gestito direttamente dall'Agenzia delle Entrate
- Include il servizio di conservazione a norma
- Adatto a chi emette poche fatture al mese
Contro
- Interfaccia spartana e poco intuitiva
- Nessuna automazione (template, ricorrenti, promemoria)
- Nessun collegamento con contabilità o home banking
- Nessun supporto clienti dedicato
Software commerciali
Costo: da 0 euro (piani base) a 15–30 euro/mese per i piani completi.
Pro
- Interfaccia moderna e intuitiva
- Template personalizzabili, fatture ricorrenti, promemoria scadenze
- Collegamento con contabilità, banca, gestionale
- Report, statistiche, esportazione dati
- Supporto clienti dedicato
Contro
- Costo mensile o annuale
- Possibile lock-in (difficile migrare i dati)
- Funzionalità avanzate spesso solo nei piani premium
Cosa cercare in un software di fatturazione
- Invio e ricezione SDI integrati: non devi passare per il portale ADE
- Template multipli: per gestire fatture standard, reverse charge, esenti, con bollo
- Notifiche automatiche: sai subito se la fattura è stata consegnata o scartata
- Conservazione a norma inclusa: non devi attivare un servizio separato
- Gestione bollo virtuale automatica: il software applica il bollo quando serve
- Anagrafica clienti con codice destinatario: salvi il codice SDI una volta e non lo cerchi piu
- Esportazione dati: per il commercialista o per la contabilità
- App mobile: per emettere fatture anche fuori ufficio
Hai bisogno di aiuto per scegliere e configurare il software? Leggi la guida: Impostare il software (forfettario) oppure contattaci.
Tipi documento (codici TD)
Ogni fattura elettronica ha un codice "tipo documento" che indica la sua natura. Ecco i principali che devi conoscere.
| Codice | Descrizione |
|---|---|
| TD01 | Fattura (il tipo piu comune: fattura immediata) |
| TD02 | Acconto/anticipo su fattura |
| TD04 | Nota di credito (per stornare o correggere una fattura precedente) |
| TD05 | Nota di debito (per integrare una fattura precedente) |
| TD06 | Parcella (usata dai professionisti con cassa previdenziale) |
| TD16 | Integrazione fattura reverse charge interno |
| TD17 | Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall'estero |
| TD18 | Integrazione per acquisto beni intracomunitari |
| TD19 | Integrazione/autofattura per acquisto beni ex art. 17 c.2 DPR 633/72 |
| TD24 | Fattura differita (per beni consegnati con DDT nel mese precedente) |
| TD26 | Cessione di beni ammortizzabili e passaggi interni |
Non devi memorizzare tutti i codici: il software ti propone quelli giusti. Ma se fai autofatture (TD16-TD19) o note di credito (TD04), assicurati di selezionare il tipo corretto. Approfondisci: Guida nota di credito elettronica • Guida autofattura elettronica.
Conservazione digitale delle fatture elettroniche
Emettere la fattura non basta: devi anche conservarla a norma per almeno 10 anni. La buona notizia? L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito.
Conservazione vs archiviazione: la differenza
Molti confondono i due concetti. L'archiviazione è semplicemente salvare il file da qualche parte (su disco, in cloud, in una cartella). La conservazione a norma è un processo regolamentato che garantisce:
- Autenticità: il documento non è stato modificato
- Integrità: il file è completo e non corrotto
- Leggibilità: il documento è accessibile e leggibile nel tempo
- Reperibilità: puoi trovarlo e fornirlo in caso di controllo
Salvare un file XML in una cartella del computer non è conservazione a norma. Devi usare un servizio certificato che rispetti le regole tecniche AgID.
Il servizio gratuito ADE
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito, accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi. Ecco come attivarlo:
- Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID o CIE
- Vai alla sezione "Conservazione"
- Accetta l'accordo di servizio
- Da quel momento, tutte le fatture transitate per SDI vengono conservate automaticamente
Attenzione
Il servizio va attivato esplicitamente. Non è automatico. Se non lo hai mai attivato, le tue fatture passate non sono conservate a norma. Fallo subito: bastano 2 minuti.
Checklist "Fattura elettronica senza problemi"
Controlla tutto prima di inviare. Prevenire uno scarto è molto meglio che correggerlo dopo.
Prima di compilare
- I tuoi dati fiscali nel software sono corretti (P.IVA, CF, indirizzo, regime)?
- Hai il codice destinatario SDI o la PEC del cliente?
- Stai usando il tipo documento corretto (TD01, TD04, TD06...)?
- Hai attivato il servizio di conservazione?
Prima dell'invio
- Numerazione progressiva corretta (nessun salto, nessun duplicato)?
- Data fattura coerente (non futura, non troppo indietro)?
- Aliquota IVA corretta e natura compilata se aliquota è 0%?
- Bollo virtuale impostato solo dove serve?
- Totali coerenti: imponibile + IVA = totale fattura?
Dopo l'invio
- Hai ricevuto la notifica RC (consegna ok)?
- Se hai ricevuto NS (scarto): hai corretto e reinviato entro 5 giorni?
- Se hai ricevuto MC (mancata consegna): il cliente sa che la fattura è nel cassetto fiscale?
- La fattura è stata registrata in contabilità?
Vuoi che verifichiamo la configurazione del tuo software e controlliamo una fattura tipo? Contattaci: lo facciamo in 15 minuti.
Domande frequenti sulla fattura elettronica
Risposte rapide alle domande piu comuni.
La fattura elettronica è obbligatoria anche per i forfettari?
Si, dal 1 gennaio 2024 per tutti i forfettari, indipendentemente dal fatturato. L'obbligo, introdotto gradualmente dal luglio 2022, è stato esteso a tutti i soggetti in regime forfettario senza eccezioni di soglia. Se sei forfettario e non stai ancora emettendo fatture elettroniche via SDI, sei in ritardo.
Posso inviare una fattura in PDF?
No. Il PDF non è una fattura elettronica valida ai fini fiscali. La fattura elettronica deve essere un file XML conforme alle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Il PDF è soltanto una "copia di cortesia" che puoi inviare al cliente per comodità di lettura, ma non ha valore fiscale e non sostituisce l'invio tramite SDI.
Quanto costa un software di fatturazione?
Da 0 euro (portale gratuito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate) a 15-30 euro al mese per i software commerciali piu completi. Molti offrono piani base gratuiti con un numero limitato di fatture mensili. Se emetti poche fatture al mese e non hai bisogno di automazioni, il portale gratuito ADE è sufficiente. Se invece vuoi template, fatture ricorrenti e collegamento con la contabilità, valuta un software commerciale.
Cosa succede se la fattura viene scartata?
Se ricevi una notifica di scarto (NS) da SDI, hai 5 giorni di tempo per correggere l'errore e reinviare la fattura mantenendo lo stesso numero e la stessa data. Se superi i 5 giorni, la fattura scartata è come se non fosse mai esistita: devi emetterne una nuova con un nuovo numero progressivo. Per questo è importante controllare le notifiche SDI regolarmente e non lasciarle in sospeso.
Hai una domanda che non è in elenco? Scrivici: rispondiamo entro 24 ore.
Vuoi emettere fatture elettroniche senza errori?
TurboTasse ti aiuta con la configurazione del software, il primo invio e la gestione delle notifiche SDI.
Guide correlate: Come emettere fattura • Codice destinatario SDI • Bollo virtuale
Oppure scrivi a info@turbotasse.com