Come Emettere Fattura Elettronica: guida passo passo
Emettere fattura elettronica non è complicato, ma servono i dati giusti e la procedura corretta. In questa guida trovi tutto: dal software da usare ai dati obbligatori, dall'invio allo SDI fino alla conservazione digitale e agli errori da evitare.
Guide correlate: Codice Destinatario SDI • Cos'è l'IVA • Software fatturazione forfettario • Nota di credito elettronica • Bollo virtuale
Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento in formato XML che viene generato, trasmesso e conservato in modalità digitale. Non è un PDF e non è un foglio scannerizzato: è un file strutturato con campi precisi, leggibile sia dalle macchine sia (tramite fogli di stile) dalle persone.
Come funziona in pratica
Il flusso è semplice: tu crei la fattura nel software, il software genera un file XML conforme alle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate, e poi lo invia al Sistema di Interscambio (SDI). Lo SDI controlla il file, lo recapita al destinatario e ti restituisce una ricevuta.
Tutto avviene in digitale. Niente stampa, niente spedizione cartacea, niente raccomandate. Il destinatario riceve la fattura nel proprio cassetto fiscale o tramite il software di fatturazione.
Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fatturazione elettronica si applica a tutti i titolari di Partita IVA, compresi i contribuenti in regime forfettario. Non ci sono più esenzioni legate al volume di ricavi: se hai una Partita IVA e vendi beni o servizi, devi emettere fattura elettronica.
Perché esiste
- Lotta all'evasione – lo Stato incrocia automaticamente i dati di emittente e destinatario.
- Semplificazione – meno carta, meno errori di trascrizione, meno archivi fisici.
- Velocità – la fattura arriva in tempo reale, la conservazione è automatica.
- Tracciabilità – ogni fattura ha un percorso verificabile: emissione, invio, ricezione, conservazione.
Se sei un forfettario, la buona notizia è che il processo è identico a quello degli altri regimi. Cambia solo il contenuto della fattura (niente IVA, dicitura specifica), non il formato o la modalità di invio.
Cosa serve per iniziare
Prima di emettere la prima fattura elettronica devi avere quattro cose: un software, la tua Partita IVA, il codice fiscale e i dati del cliente. Vediamoli nel dettaglio.
Software di fatturazione
Hai due strade principali. La prima è il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, disponibile sul portale "Fatture e Corrispettivi": funziona, è gratis e copre le esigenze base. Però è piuttosto essenziale e non offre automazioni.
La seconda strada è un software commerciale (o il gestionale del tuo commercialista): più comodo, con template preimpostati, invio automatico allo SDI, gestione delle notifiche e conservazione integrata. Se emetti più di qualche fattura al mese, il software commerciale ti fa risparmiare tempo. Con TurboTasse, ad esempio, hai già tutto integrato nel tuo piano.
Dati che devi avere pronti
- La tua Partita IVA e il tuo codice fiscale (se diverso).
- I tuoi dati anagrafici completi: denominazione o nome/cognome, indirizzo sede legale, regime fiscale.
- I dati del cliente: Partita IVA o codice fiscale, denominazione, indirizzo.
- Codice Destinatario SDI (7 caratteri) oppure indirizzo PEC del cliente, per il recapito della fattura. Se non conosci il codice, puoi usare "0000000" e il cliente la troverà nel suo cassetto fiscale. (Guida al Codice Destinatario)
Consiglio pratico: crea un'anagrafica clienti nel tuo software prima di iniziare a fatturare. Inserire i dati una volta sola ti evita errori e ti velocizza l'emissione delle fatture successive.
I dati obbligatori in fattura
Ogni fattura elettronica deve contenere una serie di informazioni obbligatorie per legge. Se manca qualcosa, lo SDI scarterà il file. Ecco i campi principali.
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Dati emittente | Partita IVA, denominazione/nome, indirizzo sede legale, regime fiscale | P.IVA 01234567890 – Mario Rossi – Via Roma 1, Milano – RF01 (ordinario) |
| Dati destinatario | Partita IVA o codice fiscale, denominazione, indirizzo, Codice Destinatario o PEC | P.IVA 09876543210 – Bianchi Srl – SDI: ABC1234 |
| Numero e data | Numero progressivo univoco per anno solare e data di emissione | N. 1/2026 del 15/01/2026 |
| Descrizione | Natura e quantità dei beni o descrizione del servizio prestato | Consulenza marketing mese di gennaio 2026 |
| Imponibile | Il valore netto della prestazione o del bene, prima dell'IVA | € 1.000,00 |
| Aliquota e importo IVA | Percentuale IVA applicata e importo corrispondente (o codice Natura se esente/non imponibile) | 22% – € 220,00 (approfondisci l'IVA) |
| Totale documento | Somma di imponibile + IVA (+ eventuali contributi o bollo) | € 1.220,00 |
| Modalità di pagamento | Come il cliente deve pagare: bonifico, contanti, carta, ecc. (codice MP) | MP05 – Bonifico bancario |
Nota: se sei in regime forfettario, al posto dell'IVA indicherai il codice Natura N2.2 e la dicitura obbligatoria sull'esenzione. Se hai dubbi sulla compilazione, leggi la guida al software per forfettari.
Passo passo: dalla creazione all'invio
Ecco i 6 passaggi per creare e inviare una fattura elettronica. Se usi un buon software, molti di questi step sono semi-automatici.
| Step | Azione | Dettaglio |
|---|---|---|
| 1 | Inserisci i dati emittente | Di solito li configuri una sola volta nel software: Partita IVA, denominazione, indirizzo, regime fiscale. Dopo la prima configurazione si compilano in automatico. |
| 2 | Inserisci i dati del cliente | Seleziona il cliente dall'anagrafica oppure inserisci da zero: Partita IVA (o CF per privati), denominazione, indirizzo, Codice Destinatario SDI o PEC. Se non hai il codice SDI, inserisci "0000000". |
| 3 | Compila le righe fattura | Per ogni bene o servizio indica: descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA applicabile. Il software calcola imponibile e IVA per riga automaticamente. |
| 4 | Totali e pagamento | Verifica il totale documento (imponibile + IVA) e seleziona la modalità di pagamento (bonifico, RiBa, carta, ecc.) con i relativi termini (es. 30 giorni data fattura). Se devi aggiungere il bollo virtuale, attivalo qui. |
| 5 | Controlla il file XML | Prima di inviare, fai un controllo: verifica che i dati siano corretti, che il numero fattura sia progressivo e che non ci siano campi vuoti obbligatori. Molti software hanno una funzione "Verifica" o "Anteprima XML". |
| 6 | Invia allo SDI | Clicca "Invia" nel tuo software. Il file XML parte verso il Sistema di Interscambio, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Riceverai una notifica di esito entro pochi minuti (o al massimo 5 giorni). |
Suggerimento: le prime due o tre fatture controllale con calma. Dopo che hai preso la mano, l'intero processo richiede meno di 5 minuti a fattura.
Dopo l'invio: le notifiche dello SDI
Dopo l'invio, lo SDI ti manda una notifica che ti dice com'è andata. Ci sono tre scenari possibili: tutto ok, consegna non riuscita, oppure fattura scartata.
I tre tipi di notifica
| Notifica | Sigla | Significato |
|---|---|---|
| Ricevuta di consegna | RC | La fattura è stata recapitata con successo al destinatario. Tutto ok: non devi fare niente. |
| Mancata consegna | MC | Lo SDI non è riuscito a consegnare la fattura al destinatario (es. canale SDI non attivo), ma la fattura è valida. Il destinatario la troverà nel suo cassetto fiscale. Avvisalo. |
| Notifica di scarto | NS | La fattura contiene errori e non è considerata emessa. Devi correggerla e riemetterla entro 5 giorni con lo stesso numero e la stessa data. |
Tieni d'occhio le notifiche nei primi minuti dopo l'invio. Se ricevi una RC, sei a posto. Se ricevi una NS, agisci subito: hai 5 giorni per correggere e riemettere.
Codici di errore più frequenti (scarto)
- 00305 – Partita IVA del cessionario/committente non valida o cessata.
- 00311 – Codice Destinatario non attivo o non presente in anagrafica SDI.
- 00400 – Fattura duplicata (stesso numero, stessa data, stesso emittente già presente).
- 00404 – Errore nel formato del file XML (campi mancanti o non conformi).
Se ricevi un codice di scarto che non riconosci, copialo e cercalo nelle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Oppure scrivici: ti aiutiamo a risolvere in pochi minuti.
Conservazione digitale: l'obbligo che in molti dimenticano
Emettere la fattura non basta: devi anche conservarla a norma per 10 anni. La buona notizia? Puoi farlo gratis tramite l'Agenzia delle Entrate.
Come funziona
La conservazione digitale è il processo che garantisce che le fatture elettroniche restino integre, autentiche e leggibili nel tempo. Non basta salvare il file sul desktop: serve un sistema di conservazione conforme alle regole dell'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
La soluzione più semplice è il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Lo attivi una volta sola dal portale "Fatture e Corrispettivi" e da quel momento tutte le fatture transitate dallo SDI vengono conservate automaticamente. Non devi fare nient'altro.
In alternativa, molti software di fatturazione includono un servizio di conservazione a norma integrato. Se usi TurboTasse o un gestionale del commercialista, verifica se la conservazione è già attiva. In caso contrario, attiva almeno il servizio gratuito dell'Agenzia.
I punti chiave
- Obbligo di 10 anni – Le fatture devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data di emissione, come per qualsiasi documento fiscale.
- Servizio ADE gratuito – Lo attivi una sola volta, poi è automatico. Copre sia le fatture emesse sia quelle ricevute.
- Software commerciale – Se il tuo gestionale offre conservazione integrata, puoi usare quello al posto del servizio ADE.
- Niente carta – Non devi stampare e conservare copie cartacee. La conservazione digitale a norma sostituisce completamente quella fisica.
Errore frequente
Molti credono che "se ho inviato la fattura allo SDI, è già conservata". Falso: l'invio allo SDI e la conservazione sono due cose diverse. Devi attivare esplicitamente il servizio di conservazione.
Gli errori più comuni (e come evitarli)
Questi sono gli errori che vediamo più spesso tra chi inizia a fatturare. La maggior parte si risolve con un po' di attenzione prima dell'invio.
Errore 1: Codice Destinatario sbagliato
Se inserisci un codice SDI errato o non più attivo, la fattura non viene recapitata al destinatario (ricevi una notifica MC) oppure viene scartata. Soluzione: chiedi sempre al cliente il suo codice SDI aggiornato. Se non lo conosce, usa "0000000" e avvisa il cliente che troverà la fattura nel cassetto fiscale. (Approfondisci il Codice Destinatario)
Errore 2: Dati anagrafici errati
Partita IVA sbagliata, denominazione diversa da quella registrata, indirizzo incompleto. Lo SDI confronta i dati con l'anagrafica tributaria: se non corrispondono, scarta. Soluzione: verifica la Partita IVA del cliente su verificapartitaiva.it prima di inserirla nell'anagrafica del software. Fallo una volta sola e non ci penserai più.
Errore 3: Aliquota IVA errata
Applicare il 22% quando la prestazione rientra in un'aliquota ridotta (o viceversa), oppure dimenticare di indicare il codice Natura per le operazioni esenti o non imponibili. Soluzione: definisci nel software un template per ogni scenario (ordinario 22%, ridotto 10%, forfettario N2.2, ecc.) e scegli il template giusto prima di compilare. (Guida all'IVA)
Errore 4: Numerazione non progressiva
La legge richiede che le fatture siano numerate in modo progressivo all'interno dell'anno solare. Se salti un numero o ne usi uno già utilizzato, lo SDI può scartare la fattura (codice 00400 – duplicato) oppure l'Agenzia delle Entrate potrebbe contestarti l'irregolarità. Soluzione: lascia che sia il software a gestire la numerazione automatica. Non forzare i numeri manualmente.
Un errore in fattura? Emetti una nota di credito
Se ti accorgi di un errore dopo che la fattura è stata consegnata, non puoi semplicemente modificarla. Devi emettere una nota di credito elettronica per stornare la fattura errata e poi emetterne una nuova corretta.
Leggi la guida sulla nota di creditoChecklist "Fattura ok prima dell'invio"
Spunta tutti i punti prima di cliccare "Invia". Riduce gli scarti quasi a zero.
Dati e contenuto
- Partita IVA emittente corretta e regime fiscale impostato.
- Partita IVA (o CF) del destinatario verificata.
- Codice Destinatario SDI o PEC del cliente inseriti.
- Numero fattura progressivo e data corretta.
- Descrizione chiara di beni/servizi forniti.
- Aliquota IVA corretta per ogni riga (o codice Natura se esente).
Totali e invio
- Imponibile, IVA e totale documento coerenti.
- Modalità di pagamento e termini compilati.
- Bollo virtuale attivato se necessario (quando si applica).
- Anteprima/verifica XML senza errori.
- Conservazione digitale attivata (servizio ADE o software).
- Dopo l'invio: controlla la notifica SDI (RC, MC o NS).
Stampa questa checklist o salvala come nota nel tuo software. Dopo le prime fatture diventerà automatica, ma all'inizio averla sotto gli occhi fa la differenza.
Domande frequenti sulla fattura elettronica
Risposte rapide alle domande più comuni.
Posso usare il software gratuito dell'Agenzia delle Entrate?
Sì, funziona. Il portale "Fatture e Corrispettivi" permette di creare, inviare e conservare fatture elettroniche senza costi. Però è piuttosto essenziale: niente template, niente automazioni, niente gestione clienti avanzata. Se emetti più di qualche fattura al mese, un software commerciale ti fa risparmiare parecchio tempo.
Entro quando devo emettere la fattura?
Dipende dal tipo di fattura. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dalla data dell'operazione (cessione del bene o prestazione del servizio). La fattura differita va emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta l'operazione, a patto che esista un documento di trasporto o altro documento idoneo che attesti la consegna.
Cosa faccio se la fattura viene scartata dallo SDI?
Niente panico. Lo scarto significa che la fattura non è considerata emessa, quindi devi correggerla. Leggi il codice di errore nella notifica NS, correggi il problema nel software e riemetti la fattura entro 5 giorni dalla data della notifica di scarto. Mantieni lo stesso numero e la stessa data della fattura originale: non serve generare un nuovo numero.
Devo conservare le fatture cartacee?
No. La conservazione digitale a norma sostituisce completamente la conservazione cartacea. Una volta attivato il servizio di conservazione (quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate o quello del tuo software), le fatture sono archiviate in modo conforme per 10 anni. Non devi stampare nulla.
Hai altre domande? Scrivici oppure consulta la sezione FAQ generale.
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