Software di Fatturazione Elettronica: sezionali, numerazione, note di credito e IVA
Il software di fatturazione elettronica funziona bene solo se imposti correttamente sezionali, numerazioni e codici IVA. Qui trovi una guida operativa: cosa configurare, come evitare errori e come gestire note di credito senza confusione.
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La regola base: ordine prima, invio dopo
La fattura elettronica “passa” anche se sei disordinato, ma poi ti presenta il conto: registri confusi, note di credito sbagliate, IVA errata. Qui mettiamo tutto in fila.
Cosa devi configurare subito
Anagrafica azienda & IVA
Dati, regime, codici IVA e natura (se non imponibile/esente).
Sezionali e numerazioni
Regole chiare per fatture, proforma, corrispettivi (se presenti).
Note di credito
Collegamento alla fattura originaria e numerazione dedicata.
Cosa controllare prima dell’invio
Cliente corretto (PEC / SDI)
Codice destinatario/PEC e indirizzo: evita scarti e reinvii.
IVA e natura
Aliquota, imponibile, imposta: e “natura” se non c’è IVA.
Archivio
Salva XML e PDF + ricevute (consegna/scarto): ti salvano la vita.
Processo “pulito” in 5 passi (replicabile)
Se segui questo schema, riduci scarti, correzioni e note di credito “di panico”.
- Impostazioni fiscali. Regime, IVA, eventuali esenzioni/“natura”, modalità di pagamento.
- Sezionali. Definisci le “serie” per fatture e note di credito (e per eventuali linee di business).
- Numerazioni. Regole chiare: progressivo per sezionale, senza buchi “strani”.
- Emissione & invio SDI. Controlli automatici + verifica dati cliente prima dell’invio.
- Conservazione & riconciliazione. Archivia XML/PDF e ricevute; aggancia incassi e note di credito.
Vuoi che impostiamo noi sezionali, IVA e regole? Contattaci.
Cosa sono i “sezionali” (e perché ti semplificano la vita)
Un sezionale è una “serie” di numerazione separata: ti permette di tenere fatture e documenti ordinati per tipologia, sede, canale o progetto.
Quando ha senso usare più sezionali
- Due attività/linee molto diverse (es. consulenza + e-commerce) e vuoi report chiari.
- Più punti vendita/sedi che emettono fatture in autonomia.
- Gestione note di credito con numerazione separata (consigliata per ordine interno).
- Distinzione B2B/B2C (se nel tuo gestionale è utile per workflow e controlli).
Regola pratica
Non creare 10 sezionali “perché si può”: crea quelli che ti servono per leggere i dati e lavorare senza errori. Pochi, chiari, stabili.
Esempio di set-up semplice
Un set-up “pulito” tipico: FAT (fatture) + NC (note di credito). Se hai una seconda linea, aggiungi: FAT2.
Se vuoi, lo impostiamo con regole “anti-errore”. Scrivici.
Numerazione fatture: come farla “a prova di caos”
Nel software devi decidere: progressivo per sezionale e (opzionale) formato con anno. L’obiettivo è: reperibilità immediata e coerenza.
Formato consigliato
Esempi (scegline uno e tienilo fisso):
Nota: il software spesso gestisce “anno” e “progressivo” automaticamente. Non inventare formati complicati.
Regole d’oro
- Progressivo unico all’interno del sezionale.
- Niente duplicati: se annulli una fattura, segui la procedura del software (storno/NC, non “cancella e rifai”).
- Evita “buchi strani” creati da bozze in serie definitiva: se puoi, usa una numerazione “proforma/bozze” separata.
- Chiusura anno: verifica reset progressivo o continuità (secondo regole del tuo gestionale).
Note di credito: numero, collegamento e “quando usarle”
La nota di credito serve a stornare (in tutto o in parte) una fattura già emessa: importi, imponibile e IVA seguono la correzione.
3 casi tipici
Reso o annullamento
Rendi totale o parziale: la NC “riporta indietro” imponibile e IVA.
Errore in fattura
Importo o aliquota sbagliata: spesso si fa NC + nuova fattura corretta.
Sconti/abbuoni post-fattura
Riduci l’importo dopo l’emissione: NC per la differenza.
Collegamento alla fattura
Nel software, crea la NC “da fattura” quando possibile: collega automaticamente cliente, righe, IVA e riferimenti.
Numerazione note di credito
Consiglio pratico: usa un sezionale dedicato (es. NC) con progressivo proprio.
Così eviti confusione tra fatture e storni e trovi subito “cosa è successo” su un cliente.
Cos’è l’IVA (spiegata bene, in 60 secondi)
L’IVA è un’imposta sui consumi: in fattura tu la addebiti al cliente e poi la versi allo Stato, “compensandola” con l’IVA che hai pagato sugli acquisti (se detraibile).
Le 3 parole chiave
Imponibile
Base su cui calcoli l’IVA (es. 1.000€).
Aliquota
Percentuale IVA (es. 22%).
Imposta (IVA)
Importo IVA (es. 220€ su 1.000€ al 22%).
Esempio semplice
Prestazione da 1.000€ + IVA 22%:
Nel software, l’IVA si gestisce tramite codici IVA (aliquota) e, quando non c’è IVA in fattura, tramite natura (es. esente / non imponibile / reverse charge) secondo il tuo caso.
Checklist rapida: cosa setti nel software
Una tabella “da stampa mentale”.
| Elemento | Cosa impostare | Errore tipico |
|---|---|---|
| Sezionali | Serie semplici (FAT, NC, eventuale FAT2) | Troppe serie o serie che cambiano ogni mese |
| Numerazione | Progressivo per sezionale + (opzionale) anno | Duplicati / “cancella e rifai” |
| Note di credito | Sezionale NC + creazione “da fattura” | NC non collegata alla fattura originaria |
| IVA | Codici IVA coerenti; natura quando IVA assente | Aliquota sbagliata o natura mancante |
| Archivio | XML + PDF + ricevute SDI | File sparsi, impossibile ricostruire |
Nota: la configurazione “giusta” dipende dal tuo regime e dal tipo di operazioni. Se vuoi, facciamo un check rapido.
Gli errori che creano casini (e come evitarli)
Questa sezione vale più di mille tutorial.
Bozze numerate “in serie”
Se numeri le bozze come fatture definitive, poi nascono buchi e doppioni.
Nota di credito “a mano”
Meglio generarla dalla fattura: riduce errori su righe, IVA e riferimenti.
IVA/natura incoerenti
Aliquota o natura errata = fattura formalmente ok ma fiscalmente problematica.
La soluzione “no drama”
Imposta sezionali e numerazioni, definisci codici IVA e procedura note di credito, e crea un archivio unico (XML/PDF/ricevute). Se manca un pezzo, prima o poi paghi in tempo e stress.
Domande frequenti (software, IVA, note di credito)
Risposte secche, utili, senza fuffa.
Devo per forza usare un sezionale per le note di credito?
Non è “obbligatorio” in assoluto, ma è fortemente consigliato per ordine e ricerca. Un sezionale NC riduce errori e accelera i controlli.
Se sbaglio una fattura, la posso cancellare e rifare?
Di norma è meglio seguire la procedura corretta: nota di credito (storno) e nuova fattura corretta, evitando duplicazioni e incongruenze in numerazione e archivio.
Che differenza c’è tra IVA e “natura”?
L’IVA è l’imposta calcolata con un’aliquota (es. 22%). La natura si usa quando l’IVA in fattura non si applica (es. esente/non imponibile/reverse charge) e va impostata correttamente.
Come tengo prova dell’invio?
Conserva XML, eventuale PDF e soprattutto le ricevute SDI (consegna/scarto). Sono la “prova” in caso di contestazioni.
Vuoi una checklist scaricabile + set-up “anti-errore” del tuo gestionale? Scrivici.
Vuoi impostare sezionali, IVA e note di credito senza dubbi?
In 2 minuti capiamo il tuo flusso e ti diamo una configurazione “pulita” e replicabile.
Oppure scrivi a info@turbotasse.com
Possiamo anche impostare il gestionale e creare un archivio ordinato (XML/PDF/ricevute) pronto per controlli.