Fatturazione Elettronica: guida completa (con checklist)
La fattura elettronica non è “una PDF inviata via mail”: è un file XML che passa dallo SDI, può essere scartato e va conservato. Qui trovi la guida operativa per farla bene la prima volta (e non perderci tempo dopo).
Pagine correlate: Bollo e-fatture • PEC obbligatoria • Codici ATECO
Cosa trovi in questa pagina
Se leggi solo 5 minuti: guarda “cosa serve” + “scarti” + “conservazione”.
Come funziona davvero la fattura elettronica
Schema pratico: tu crei XML → SDI controlla → SDI recapita → tu archivi/conservi.
Il flusso in 5 passi
- Compili i dati nel software (anagrafica, imponibile/IVA, natura, ritenute, ecc.).
- Il software genera l’XML (non un PDF: il PDF è solo “copia di cortesia”).
- Invio a SDI: SDI controlla errori formali (campi, codici, formati).
- Notifica: consegna / mancata consegna / scarto (se scarto = non emessa).
- Conservazione: le fatture devono essere conservate correttamente nel tempo.
TurboTip: l’80% dei problemi nasce da anagrafiche “sporche” e codici sbagliati (destinatario, natura IVA).
Se vuoi zero errori
Imposta bene una volta sola:
- Anagrafica clienti (PEC/codice dest.)
- Codici IVA / Natura
- Regole bollo automatiche
- Conservazione attiva e verificata
Vuoi che lo facciamo noi? Scrivici.
Cosa serve per emettere una e-fattura senza problemi
Qui fai ordine: se i dati sono giusti, le fatture “vanno lisce”.
Anagrafica cliente
P.IVA / Codice Fiscale
Devono essere corretti. Un CF errato può generare scarti o consegne sbagliate.
Codice destinatario o PEC
Se hai il codice destinatario usa quello; altrimenti PEC. Se non li hai, gestisci bene la “consegna” (non improvvisare).
Indirizzo / CAP / Comune
Sembra banale, ma dati incoerenti possono creare warning o problemi di gestione.
Struttura della fattura
- Numero e data coerenti con la tua numerazione/sezionale.
- Descrizione chiara (evita “servizi vari” se puoi).
- IVA / Natura corretta (qui nascono metà errori).
- Ritenuta se prevista (professionisti, alcuni casi specifici).
- Bollo quando dovuto (vedi guida dedicata).
Approfondisci: Bollo e-fatture + calcolatore F24.
| Elemento | Errore tipico | Effetto |
|---|---|---|
| Codice destinatario / PEC | Inserito male o non aggiornato | Mancata consegna / recapito non ottimale |
| Natura IVA | Codice errato o incoerente | Controlli/contestazioni, dati fiscali “sporchi” |
| Bollo | Dimenticato su fatture sopra soglia | Incoerenze e versamenti non allineati |
| Numero/Sezionale | Salti, doppioni, caos tra attività | Problemi di ricostruzione e controlli interni |
TurboTip: una volta sistemate le “regole”, l’emissione diventa quasi automatica.
Se SDI scarta la fattura: cosa fare (senza panico)
Regola chiave: se scarta, è come se non fosse emessa. Si corregge e si reinvia.
Procedura “pulita”
- Apri la notifica di scarto e leggi il motivo (codice errore).
- Correggi il dato (anagrafica, natura IVA, formato, ecc.).
- Rinvia la fattura (nuovo invio).
- Archivia: scarto + fattura corretta + esito consegna.
Se ti succede spesso, non è sfortuna: è configurazione sbagliata o processo disordinato.
Motivi frequenti di scarto
- CF/P.IVA formalmente errati
- Codici e formati non coerenti (campi obbligatori)
- Natura/IVA incoerente rispetto alle righe
- Campi bollo non corretti quando dovuti
- Progressivi o dati tecnici generati male dal software
TurboTip: quando scarta, evita “aggiustamenti a caso”. Sistema la causa, non il sintomo.
Mini checklist “prima di inviare”
Vuoi che questa checklist sia “automatica” in area personale? Scrivici.
Bollo, note di credito, estero: le 3 situazioni che creano confusione
Qui non facciamo teoria: solo “cosa controllare”.
Bollo
Tipico su fatture senza IVA esposta sopra soglia. Se lo gestisci “a mano”, prima o poi lo dimentichi.
Nota di credito
Serve per stornare/correggere. Il punto non è “emetterla”, è collegarla e descriverla bene.
Tip: mantieni una logica chiara su numero, data e causale (evita “variazioni”).
Estero / Reverse
Qui la differenza la fa Natura IVA e corretta configurazione. Se sbagli, “non scarta” sempre… ma poi è un problema.
Se hai casistiche estero ricorrenti, conviene configurare una volta sola bene.
Se fai più di 1 attività
Considera i sezionali e regole separate: ti salva da numerazioni confuse e archivi ingestibili. Se vuoi, lo impostiamo noi in modo “a prova di anno fiscale”.
Conservazione digitale: la parte che tutti dimenticano
Se l’emissione è “oggi”, la conservazione è “per domani” (controlli, ricostruzioni, serenità).
Cosa significa in pratica
- Non basta “avere l’XML sul PC”.
- Serve un processo/servizio di conservazione (spesso incluso nei gestionali).
- Va verificato che sia attivo e che includa attive e passive.
TurboTip: fai un check trimestrale: “sono conservate? posso scaricare pacchetti/archivi?”
Cosa archiviare (minimo sindacale)
- XML + eventuale PDF di cortesia
- Notifiche SDI (consegna/scarto/mancata consegna)
- Ricevute/quietanze (es. bollo se dovuto)
- Cartella unica per anno + sottocartelle per trimestre/mese
Se vuoi, te lo rendiamo “automatico” in area personale TurboTasse.
Domande frequenti
Risposte rapide, pratiche, senza fuffa.
La fattura elettronica è un PDF?
No. Il documento fiscale è l’XML. Il PDF è solo una copia di cortesia per leggerla facilmente.
Se SDI scarta, la fattura vale lo stesso?
No. Una fattura scartata è come se non fosse emessa: va corretta e reinviata.
Codice destinatario o PEC: cosa usare?
Se il cliente ti fornisce il codice destinatario, usa quello. Altrimenti PEC. L’importante è impostare bene l’anagrafica e mantenere i dati aggiornati.
Serve conservare anche le notifiche SDI?
Sì: consegna/scarto/mancata consegna sono “prove” operative. Ti aiutano a ricostruire tutto in modo pulito.
Vuoi un set-up completo (software + regole bollo + conservazione + checklist) in stile “zero errori”? Scrivici.
Vuoi fatture elettroniche “pulite” e archivio sempre in ordine?
In 2 minuti capiamo il tuo caso e impostiamo: anagrafiche, codici, bollo, conservazione e routine anti-scarto.
Oppure scrivi a info@turbotasse.com
Possiamo anche integrare procedure e checklist nel tuo portale clienti.